Informativa sulla Privacy.

1. Finalità della presente informativa

Welcome Service Sàrl si impegna a proteggere i dati personali di tutti gli individui coinvolti nelle sue attività. La presente Informativa spiega come le informazioni personali vengono raccolte, trattate, condivise, protette e conservate, nonché i diritti delle persone in relazione ai propri dati.

Il nostro obiettivo è garantire piena trasparenza e conformità alla legislazione svizzera applicabile e allo Standard EGQS+.

Eventuali domande sulla presente Informativa possono essere inviate via e-mail a info@welcome-service.ch o per iscritto a Welcome Service Sàrl, Rue Zurlinden 6 – 1207 Ginevra. Potete anche chiamarci al +41 (22) 707 61 50.

2. Chi siamo

Welcome Service Sàrl (CHE-107.383.671) fornisce servizi di relocation tra cui ricerca casa, settling-in, supporto scolastico, assistenza all'immigrazione e gestione del trasloco. Fondata nel 1990, serviamo privati e organizzazioni multinazionali.

3. Ambito di applicazione

La presente informativa si applica a tutti i dati personali trattati da Welcome Service, inclusi i dati di:

• Clienti e familiari
• Partner corporate e dipartimenti HR
• Fornitori di servizi e subappaltatori
• Dipendenti, candidati e qualsiasi individuo i cui dati siano raccolti nell'ambito dei servizi di relocation

Copre tutte le attività di trattamento svolte in Svizzera o all'estero, quando necessario per la prestazione del servizio.

4. Dati personali trattati

Welcome Service raccoglie solo le informazioni necessarie a fornire i servizi di relocation. Le categorie di dati possono includere:

4.1. Dati identificativi e di contatto

• Nome, cognome, data di nascita, nazionalità, genere
• Indirizzo, e-mail, numeri di telefono
• Composizione familiare

4.2. Informazioni amministrative e professionali

• Dati del datore di lavoro
• Condizioni di impiego
• Informazioni finanziarie o di reddito quando rilevanti

4.3. Dati personali sensibili

Trattati solo quando necessario e con garanzie adeguate:

• Documenti d'identità, identificatori biometrici (passaporto, permesso di soggiorno)
• Informazioni relative ai figli a carico
• Informazioni richieste per pratiche legali o amministrative

Applichiamo principi rigorosi di minimizzazione, trattando solo dati necessari e proporzionati.

5. Modalità di raccolta

I dati personali possono essere raccolti tramite vari canali:

• Moduli online sicuri o piattaforme digitali per la coordinazione (Jotform, RelocationOnline)
• E-mail scambiate con clienti o partner corporate
• Documentazione fornita da persone o dipartimenti HR
• Comunicazione diretta (telefono, riunioni, sessioni di consulenza)

Tutti i metodi di raccolta seguono protocolli sicuri e rispettano le misure interne di protezione dei dati.

6. Utilizzo dei dati

Welcome Service utilizza i dati personali esclusivamente per fornire e gestire i servizi di relocation e le relative esigenze operative. Esempi:

• Comprendere le esigenze e preferenze del cliente
• Gestire ricerca casa, pratiche amministrative e iscrizioni scolastiche
• Comunicare con fornitori, locatori, scuole o autorità
• Preparare e presentare moduli e domande amministrative
• Coordinare assicurazioni, utenze, banche o registrazioni di servizi
• Aggiornare i datori di lavoro quando richiesto
• Condurre sondaggi di soddisfazione e miglioramento continuo

I dati personali non vengono mai utilizzati per finalità incompatibili con la ragione originale della raccolta.

7. Base giuridica

I dati sono trattati sulla base di uno o più dei seguenti fondamenti giuridici:

• Consenso esplicito della persona
• Esecuzione di un contratto, inclusi servizi di relocation
• Interessi legittimi legati alla prestazione del servizio e all'efficienza operativa
• Adempimento di obblighi di legge, come requisiti di immigrazione o residenza

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento per trattamenti futuri.

8. Condivisione e divulgazione

Welcome Service non vende, non noleggia e non condivide dati personali per finalità commerciali o di marketing. I dati possono essere condivisi solo quando necessario per fornire i servizi, ad esempio con:

• Agenzie immobiliari e locatori
• Scuole e servizi per l'infanzia
• Compagnie assicurative o broker
• Autorità locali
• Banche, operatori telecom o fornitori di servizi pubblici
• Fornitori di servizi e subappaltatori approvati

I terzi ricevono solo le informazioni strettamente necessarie e devono proteggerle secondo gli obblighi contrattuali e legali. I dati possono anche essere divulgati alle autorità quando richiesto dalla legge.

9. Trasferimenti internazionali

I dati personali possono essere trasferiti fuori dalla Svizzera solo quando necessario per la prestazione del servizio — ad esempio, per coordinarsi con organizzazioni o locatori in un paese vicino.

Tali trasferimenti sono eseguiti con garanzie appropriate e in conformità con i requisiti di protezione dei dati applicabili.

10. Misure di sicurezza

Welcome Service implementa misure tecniche e organizzative per proteggere i dati personali :

• Utilizzo di piattaforme digitali sicure e crittografate
• Controlli di accesso basati su ruoli e responsabilità
• Hosting sicuro dei dati in Svizzera o nell'Unione Europea
• Accesso limitato al personale autorizzato
• Revisioni regolari delle pratiche di sicurezza delle informazioni

I dipendenti sono tenuti a seguire in ogni momento le linee guida interne di protezione dei dati.

11. Conservazione dei dati

I dati personali vengono conservati solo per il tempo necessario a soddisfare requisiti operativi o legali. I periodi di conservazione possono variare in base agli obblighi normativi, ma i dati non vengono mai conservati più a lungo del necessario. Alla scadenza del periodo di conservazione, i dati vengono eliminati in modo sicuro o anonimizzati.

12. I vostri diritti

Le persone i cui dati trattiamo hanno i seguenti diritti:

• Diritto di accesso — Art. 8 cpv. 1 LPD — Art. 25 cpv. 1 nLPD.
• Diritto di rettifica — Art. 5 cpv. 2 LPD, Art. 32 cpv. 1 nLPD.
• Diritto di sapere chi contattare — Art. 10 cpv. 3 lit. d) nLPD relativo al Consulente per la protezione dei dati e Art. 14 cpv. 3 nLPD relativo al Rappresentante per la protezione dei dati in Svizzera; il diritto di sapere se una decisione è basata unicamente su un trattamento automatizzato (Art. 21 cpv. 1).
• Diritto di opposizione (opt-out). Sebbene non espressamente previsto da LPD/nLPD, deriva dall'autodeterminazione informativa.
• Diritto di cancellazione — Art. 12 cpv. 2 LPD, Art. 32 cpv. 2 (c) nLPD.
• Diritto alla portabilità dei dati, introdotto dalla nLPD (Art. 28 nLPD).

Le richieste possono essere inoltrate in qualsiasi momento contattando l'azienda.

13. Responsabilità e governance

Welcome Service garantisce che:

• Il personale sia formato sugli obblighi di protezione dei dati e di riservatezza
• Solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati personali
• I rischi di protezione dei dati siano valutati e mitigati in modo proattivo
• La conformità alle normative su privacy e sicurezza sia monitorata regolarmente
• Vengano implementate misure di miglioramento continuo, quando necessario

14. Revisione della presente informativa

La presente informativa viene revisionata periodicamente per garantire una continua conformità al diritto svizzero, agli standard di settore e ai requisiti EGQS+. Gli aggiornamenti sono comunicati ai portatori di interesse rilevanti.

Laetitia Papilloud — Socia Amministratrice
Guillaume Bédat — Socio Amministratore