Datenschutzerklärung.

1. Zweck dieser Richtlinie

Welcome Service Sàrl verpflichtet sich zum Schutz der personenbezogenen Daten aller an ihren Aktivitäten beteiligten Personen. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie persönliche Daten erhoben, verarbeitet, weitergegeben, geschützt und gespeichert werden — und welche Rechte den betroffenen Personen zustehen.

Unser Ziel ist die vollständige Transparenz und die Einhaltung der geltenden Schweizer Gesetzgebung sowie des EGQS+ Standards.

Fragen zu dieser Richtlinie senden Sie bitte per E-Mail an info@welcome-service.ch oder schriftlich an Welcome Service Sàrl, Rue Zurlinden 6 – 1207 Genf. Sie können uns auch unter +41 (22) 707 61 50 erreichen.

2. Wer wir sind

Welcome Service Sàrl (CHE-107.383.671) erbringt Relocation-Dienstleistungen, einschliesslich Wohnungssuche, Settling-In, schulische Begleitung, Immigrationsunterstützung und Umzugsmanagement. Gegründet 1990, betreuen wir Privatpersonen und multinationale Organisationen.

3. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle von Welcome Service verarbeiteten personenbezogenen Daten, einschliesslich der Daten von:

• Kunden und Familienangehörigen
• Unternehmenspartnern und HR-Abteilungen
• Dienstleistern und Subunternehmern
• Mitarbeitenden, Kandidaten und allen Personen, deren Daten im Rahmen der Relocation-Leistungen erfasst werden

Sie deckt sämtliche Verarbeitungstätigkeiten in der Schweiz und im Ausland ab, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist.

4. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Welcome Service erhebt nur die für die Relocation-Leistungen notwendigen Informationen. Die Datenkategorien können umfassen:

4.1. Identifikations- und Kontaktdaten

• Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität, Geschlecht
• Adresse, E-Mail, Telefonnummern
• Familienkonstellation

4.2. Administrative und berufliche Daten

• Angaben zum Arbeitgeber
• Beschäftigungsbedingungen
• Finanzielle oder Einkommensinformationen, wenn relevant

4.3. Besondere personenbezogene Daten

Nur verarbeitet, wenn notwendig und mit angemessenen Schutzmassnahmen:

• Ausweisdokumente, biometrische Identifikatoren (Pass, Aufenthaltsbewilligung)
• Angaben zu unterhaltsberechtigten Kindern
• Für rechtliche oder behördliche Anträge erforderliche Informationen

Wir wenden strikte Minimierungsgrundsätze an und verarbeiten nur notwendige und verhältnismässige Daten.

5. Erhebung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können über verschiedene Kanäle erhoben werden:

• Sichere Online-Formulare oder digitale Plattformen zur Koordination (Jotform, RelocationOnline)
• E-Mail-Korrespondenz mit Kunden oder Unternehmenspartnern
• Von Personen oder HR-Abteilungen eingereichte Unterlagen
• Direkte Kommunikation (Telefon, Meetings, Beratungstermine)

Alle Erhebungsmethoden folgen sicheren Protokollen und entsprechen unseren internen Datenschutzmassnahmen.

6. Verwendung der Daten

Welcome Service nutzt personenbezogene Daten ausschliesslich zur Erbringung und Verwaltung der Relocation-Dienstleistungen sowie für damit verbundene operative Bedürfnisse. Beispiele:

• Verständnis der Kundenbedürfnisse und Präferenzen
• Verwaltung von Wohnungssuche, Behördengängen und Schulanmeldungen
• Kommunikation mit Lieferanten, Vermietern, Schulen oder Behörden
• Vorbereitung und Einreichung administrativer Anträge
• Koordination von Versicherungen, Versorgern, Bankdienstleistungen oder Anmeldungen
• Updates an Arbeitgeber, sofern erforderlich
• Kundenzufriedenheitsumfragen und kontinuierliche Verbesserung

Personenbezogene Daten werden nie für Zwecke verwendet, die mit dem ursprünglichen Erhebungszweck unvereinbar sind.

7. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Daten werden auf der Grundlage einer oder mehrerer der folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:

• Ausdrückliche Einwilligung der Person
• Vertragserfüllung, einschliesslich Relocation- und Begleitleistungen
• Berechtigte Interessen im Zusammenhang mit Leistungserbringung und operativer Effizienz
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa im Bereich Immigration oder Aufenthalt

Die Einwilligung kann jederzeit für zukünftige Verarbeitungen widerrufen werden.

8. Weitergabe und Offenlegung

Welcome Service verkauft, vermietet oder teilt keine personenbezogenen Daten zu kommerziellen oder Marketingzwecken. Eine Weitergabe erfolgt ausschliesslich, wenn dies zur Leistungserbringung notwendig ist, beispielsweise an:

• Immobilienagenturen und Vermieter
• Schulen und Kinderbetreuung
• Versicherungen und Broker
• Lokale Behörden
• Banken, Telekom- oder Versorgungsunternehmen
• Genehmigte Dienstleister und Subunternehmer

Dritte erhalten nur die für ihre Aufgaben unbedingt notwendigen Informationen und müssen diese gemäss vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen schützen. Daten können auch an Behörden weitergegeben werden, wenn gesetzlich erforderlich.

9. Internationale Datentransfers

Personenbezogene Daten dürfen nur dann ausserhalb der Schweiz übermittelt werden, wenn dies für die Leistungserbringung notwendig ist — z.B. zur Koordination mit Organisationen oder Vermietern in Nachbarländern.

Solche Übermittlungen erfolgen mit angemessenen Schutzmassnahmen und im Einklang mit den geltenden Datenschutzanforderungen.

10. Datensicherheitsmassnahmen

Welcome Service setzt technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein:

• Verwendung sicherer und verschlüsselter digitaler Plattformen
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Sicheres Daten-Hosting in der Schweiz oder der Europäischen Union
• Zugriff beschränkt auf autorisiertes Personal
• Regelmässige Überprüfung unserer Informationssicherheitspraktiken

Mitarbeitende sind jederzeit verpflichtet, die internen Datenschutzrichtlinien einzuhalten.

11. Aufbewahrung der Daten

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Erfüllung operativer oder gesetzlicher Anforderungen notwendig ist. Aufbewahrungsfristen können je nach regulatorischen Vorgaben variieren, Daten werden jedoch nie länger als nötig gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

12. Ihre Rechte

Personen, deren Daten wir verarbeiten, haben die folgenden Rechte:

• Auskunftsrecht — Art. 8 Abs. 1 DSG — Art. 25 Abs. 1 nDSG.
• Recht auf Berichtigung — Art. 5 Abs. 2 DSG, Art. 32 Abs. 1 nDSG.
• Recht auf Information zur Kontaktperson — Art. 10 Abs. 3 lit. d) nDSG zum Datenschutzberater und Art. 14 Abs. 3 nDSG zur Datenschutzvertretung in der Schweiz; Recht zu erfahren, ob eine Entscheidung ausschliesslich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht (Art. 21 Abs. 1).
• Widerspruchsrecht (Opt-out). Auch wenn nicht ausdrücklich im DSG/nDSG vorgesehen, ergibt sich dieses Recht aus der informationellen Selbstbestimmung.
• Recht auf Löschung — Art. 12 Abs. 2 DSG, Art. 32 Abs. 2 (c) nDSG.
• Recht auf Datenübertragbarkeit, eingeführt durch das nDSG (Art. 28 nDSG).

Anfragen können jederzeit über die Unternehmenskontakte gestellt werden.

13. Verantwortung und Governance

Welcome Service stellt sicher, dass:

• Mitarbeitende zu Datenschutz- und Vertraulichkeitspflichten geschult sind
• Nur autorisierte Personen Zugriff auf personenbezogene Daten haben
• Datenschutzrisiken proaktiv bewertet und gemindert werden
• Die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften regelmässig überwacht wird
• Massnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung umgesetzt werden, wenn erforderlich

14. Überprüfung dieser Richtlinie

Diese Richtlinie wird regelmässig überprüft, um die fortlaufende Konformität mit Schweizer Recht, Branchenstandards und EGQS+-Anforderungen zu gewährleisten. Aktualisierungen werden den relevanten Stakeholdern mitgeteilt.

Laetitia Papilloud — Geschäftsführende Partnerin
Guillaume Bédat — Geschäftsführender Partner