Politique de Confidentialité.

1. Objet de la présente politique

Welcome Service Sàrl s'engage à protéger les données personnelles de toutes les personnes concernées par ses activités. La présente politique de confidentialité explique comment les informations personnelles sont collectées, traitées, partagées, protégées et conservées, ainsi que les droits des personnes concernant leurs données.

Notre objectif est d'assurer une transparence totale et la conformité avec la législation suisse applicable et le Standard EGQS+.

Toute question concernant la présente politique peut être adressée par e-mail à info@welcome-service.ch ou par courrier à Welcome Service Sàrl, Rue Zurlinden 6 – 1207 Genève. Vous pouvez également nous appeler au +41 (22) 707 61 50.

2. Qui sommes-nous

Welcome Service Sàrl (CHE-107.383.671) fournit des services de relocation incluant la recherche de logement, l'installation, l'accompagnement scolaire, l'assistance à l'immigration et la gestion du déménagement. Fondée en 1990, nous accompagnons particuliers et organisations multinationales.

3. Champ d'application

Cette politique s'applique à toutes les données personnelles traitées par Welcome Service, incluant les données de :

• Clients et membres de leur famille
• Partenaires corporate et services RH
• Prestataires de services et sous-traitants
• Employés, candidats et toute personne dont les données sont collectées dans le cadre des services de relocation

Elle couvre toutes les activités de traitement effectuées en Suisse ou à l'étranger lorsqu'elles sont nécessaires à la prestation de services.

4. Données personnelles traitées

Welcome Service ne collecte que les informations nécessaires à la prestation des services de relocation. Les catégories de données peuvent inclure :

4.1. Identification et coordonnées

• Nom, prénom, date de naissance, nationalité, genre
• Adresse, e-mail, numéros de téléphone
• Composition familiale

4.2. Informations administratives et professionnelles

• Coordonnées de l'employeur
• Conditions d'emploi
• Informations financières ou de revenus lorsque pertinentes

4.3. Données personnelles sensibles

Traitées uniquement lorsque nécessaire et avec des garanties appropriées :

• Documents d'identité, identifiants biométriques (passeport, permis de séjour)
• Informations relatives aux enfants à charge
• Informations requises pour des démarches légales ou administratives

Nous appliquons des principes stricts de minimisation, ne traitant que les données nécessaires et proportionnées.

5. Modalités de collecte

Les données personnelles peuvent être collectées via différents canaux :

• Formulaires en ligne sécurisés ou plateformes numériques (Jotform, RelocationOnline)
• E-mails échangés avec les clients ou partenaires corporate
• Documents soumis par les personnes ou les services RH
• Communication directe (téléphone, réunions, sessions de conseil)

Toutes les méthodes de collecte suivent des protocoles sécurisés et respectent nos mesures internes de protection des données.

6. Utilisation des données

Welcome Service utilise les données personnelles exclusivement pour la prestation et la gestion des services de relocation. Exemples :

• Comprendre les besoins et préférences du client
• Gérer la recherche de logement, les démarches administratives et les inscriptions scolaires
• Communiquer avec fournisseurs, propriétaires, écoles ou autorités
• Préparer et soumettre formulaires et demandes administratives
• Coordonner assurances, services publics, banque ou enregistrements de services
• Informer les employeurs lorsque requis
• Conduire des enquêtes de satisfaction et améliorer continuellement nos services

Les données ne sont jamais utilisées à des fins incompatibles avec leur finalité initiale.

7. Base juridique du traitement

Les données sont traitées sur la base d'une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

• Consentement explicite de la personne concernée
• Exécution d'un contrat, incluant les services de relocation
• Intérêts légitimes liés à la prestation de services et à l'efficacité opérationnelle
• Respect d'obligations légales, telles que les exigences en matière d'immigration ou de résidence

Le consentement peut être retiré à tout moment pour les traitements futurs.

8. Partage et divulgation des données

Welcome Service ne vend, ne loue, ni ne partage les données personnelles à des fins commerciales ou marketing. Les données peuvent être partagées uniquement lorsque nécessaire à la prestation des services, notamment avec :

• Agences immobilières et propriétaires
• Écoles et structures de garde d'enfants
• Compagnies d'assurance ou courtiers
• Autorités locales
• Banques, opérateurs télécom ou fournisseurs de services publics
• Prestataires et sous-traitants approuvés

Les tiers ne reçoivent que les informations strictement nécessaires et sont tenus de les protéger conformément aux obligations contractuelles et légales. Les données peuvent également être communiquées aux autorités lorsque la loi l'exige.

9. Transferts internationaux

Les données personnelles peuvent être transférées hors de Suisse uniquement lorsque nécessaire à la prestation de services — par exemple, pour une coordination avec des organisations ou propriétaires dans un pays voisin.

Ces transferts sont effectués avec des garanties appropriées et conformément aux exigences applicables en matière de protection des données.

10. Mesures de sécurité

Welcome Service met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles :

• Plateformes numériques sécurisées et chiffrées
• Contrôles d'accès basés sur les rôles et responsabilités
• Hébergement sécurisé des données en Suisse ou dans l'Union européenne
• Accès restreint au personnel autorisé
• Revues régulières de nos pratiques de sécurité de l'information

Le personnel est tenu de respecter en permanence les directives internes de protection des données.

11. Conservation des données

Les données personnelles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités opérationnelles ou légales. Les durées de conservation peuvent varier selon les obligations réglementaires, mais les données ne sont jamais conservées plus longtemps que nécessaire. À l'expiration de la période de conservation, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées.

12. Vos droits

Les personnes dont nous traitons les données disposent des droits suivants :

• Droit d'accès — Art. 8 al. 1 LPD — Art. 25 al. 1 nLPD.
• Droit de rectification — Art. 5 al. 2 LPD, Art. 32 al. 1 nLPD.
• Droit de savoir qui contacter — Art. 10 al. 3 lit. d) nLPD concernant le Conseiller à la protection des données et Art. 14 al. 3 nLPD concernant le Représentant à la protection des données en Suisse ; le droit de savoir si une décision a été prise sur la seule base d'un traitement automatisé (Art. 21 al. 1).
• Droit de s'opposer au traitement (opt out). Bien que non expressément prévu dans la LPD/nLPD, ce droit découle de l'autodétermination informationnelle.
• Droit de suppression — Art. 12 al. 2 LPD, Art. 32 al. 2 (c) nLPD.
• Droit à la portabilité des données introduit par la nLPD (Art. 28 nLPD).

Les demandes peuvent être adressées à tout moment en contactant l'entreprise.

13. Responsabilités et gouvernance

Welcome Service garantit que :

• Le personnel est formé aux obligations de protection des données et de confidentialité
• Seules les personnes autorisées ont accès aux données personnelles
• Les risques de protection des données sont évalués et atténués de manière proactive
• La conformité aux réglementations est régulièrement surveillée
• Des mesures d'amélioration continue sont mises en œuvre lorsque nécessaire

14. Revue de la présente politique

Cette politique est revue périodiquement pour assurer une conformité continue avec le droit suisse, les standards de l'industrie et les exigences EGQS+. Les mises à jour sont communiquées aux parties prenantes concernées.

Laetitia Papilloud — Associée Gérante
Guillaume Bédat — Associé Gérant